Приемы разговорной речи в деловых переговорах

Приемы, способствующие улучшению вербальных коммуникаций

 

Приемы:

1. До воспроизведения вслух, необходимо прежде проговорить фразу в уме;

2. Использовать заранее заученные фразы и обороты речи;

3. Использовать юмор в разговоре;

 

Рассмотрим их подробнее.

1). Проговорить фразу в уме прежде, чем говорить ее вслух.

Известное изречение гласит: "Кто ясно мыслит, тот ясно излагает". Это означает, что если Вы хотите научиться ясно и красиво говорить, то сначала нужно научиться ясно и красиво думать.

Но большинство людей пользуется другой формулой: "Что на уме, то и на языке".

Необходимо не только выстраивать в уме каждую фразу перед ее произнесением, но и фильтровать свои слова и мысли. То есть нельзя говорить вслух все, что приходит Вам на ум, а только то, что пройдет Ваш строгий внутренний отбор. Каковы критерии этого отбора? Если это деловые переговоры, то мысль должна быть ясной, логичной, краткой, наилучшим образом раскрывающей смысл сказанного.

Как тренировать такую способность - говорить кратко и ясно?

Для этого необходимо в обычной жизни высказывать в слух не каждую мысль, а только каждую вторую. То есть прежде, чем сказать что-то, Вы должны сформулировать в голове два варианта одной фразы, выбрать лучшую и именно ее произнести вслух. Такая привычка - думать больше, чем говорить - позволит Вам значительно улучшить свою речь.

Можно начать с простого: если вы любите пошутить в компании, попробуйте говорить лишь каждую вторую шутку, которая приходит Вам в голову. Шуток будет меньше, зато их качество резко повысится, Ваш юмор очень скоро станет намного остроумнее и окружающие это оценят.

Любая шутка, мысль, фраза, прошедшая отбор, становится в несколько раз лучше и быстрее достигает цели у той аудитории, которой Вы адресуете свои слова.

 

2). Использовать в речи готовые обороты, фразы.

Есть одно очень верное выражение: Лучший экспромт - это домашняя заготовка.

Многие люди верят, что известные телеведушие, шоумены и конферансье так гладко говорят и всегда находят удачную шутку или оригинальный комментарий, потому что они от природы такие находчивые и остроумные.

Но правда в том, что этим ведущим тексты пишут профессиональные сценаристы, все шутки и "нелепые случайности" являются частью сценария и отрепетированы. Заслуга ведущего в том, что он выучил текст и красиво его проговорил перед благодарными слушателями, которые и не подозревают какая огромная работа была проделана до того, как они все это услышали.

Как следует поступать, если Вы хотите всегда говорить гладко, ровно и без запинок?

Достаточно всего лишь написать и выучить стандартные фразы, которые позволят вам отреагировать на наиболее распространенные вопросы клиентов или ситуации.

Например: "Наша компания, являясь одной из крупнейших на рынке, предлагает Вам эксклюзивное предложение по соотношению цена/качество - наш продукт позволит Вам решить все вопросы с обслуживанием ваших клиентов, как в настоящее время, так и в дальнейшем."

Более того, стандартные фразы позволят Вам подготовиться к ответу на сложные вопросы, требующие времени для формулировки ответа.

Например, клиент спрашивает: когда Вы сможете прислать нам преложение по тем позициям, что мы обговорили.

- Думаю, что на подготовку предложения нам понадобиться...

За то время, пока вы проговариваете эту фразу, Вы соможете прикинуть в уме, что Вы успеете за один день, то гда вы скачете: ...один день, мы пришлем Вам предложение завтра", если не успеваете, тогда ответ будет таким: ...мы пришлем вам предложение на неделе, и я сразу перезвоню Вам.

 

 

3). Удачно использовать в разговоре юмор.

В России негативная установка на использование юмора в переговорах вполне объяснима. Она обусловлена особенностями нашей коммуникационной культуры. А она в свою очередь повлияла на деловую культуру. В России люди, действительно, немного улыбаются, мало шутят. Суровые природные и социальные условия сформировали соответствующий тип людей, способ коммуникации.  Неужели все так и есть? Не верится сразу. Но, сравните наших людей с американцами, кубинцами, бразильцами, испанцами, португальцами, французами . Вы сразу увидите существенную разницу. Они значительно больше жестикулируют, шутят, веселятся в обыденной жизни. Их деловые люди переносят стандарты повседневной коммуникации в деловую жизнь.  Представители вышеуказанных народов всегда будут рады встрече с человеком, умеющим вовремя пошутить, рассказать что-то веселое. Французы могут назначить встречу для переговоров в ресторане, выпить вместе вина, пошутить. Все проходит легко, свободно, но и о результате никто не забывает. Вроде о делах и поговорят немного, а все важные вопросы решат.

В чем же может помочь юмор в деловых переговорах? Представляется, что юмор может быть использован в следующих моментах:

1.      Некоторые переговоры можно начать с небольшой, очень осторожной, тактичной шутки.  Во-первых: такая шутка  снимет первичное напряжение. Напряжение иной раз  вызвано тем, что  встреча является первой или тем, что до этого уже возникла определенная проблемная ситуация (например, предварительный телефонный разговор прошел тяжело, стороны остались недовольны друг другом). Но, будьте очень осторожны. Вы ведь не знаете, с кем имеете дело. Другая сторона может неправильно Вас понять. Во-вторых: Вам удастся сразу понять, кем является Ваш собеседник. Если он нормально, положительно воспринял Вашу шутку, то и контакт с ним будет установлен проще. Если человек сразу «закрылся», проявил недовольство, то в таком случае у Вас впереди тяжелые переговоры. Не исключено, что стоит поостеречься дальнейших шуток.

2.      Трудный момент противостояния в переговорах, нужно «переключиться», уйти от конфронтации. Приведенный прием очень эффективный, но требует умения и опыта. Есть риск, что применив юмор неудачно по форме или содержанию, Вы значительно ухудшите ситуацию. Партнер по переговорам может обидеться, не поняв, что Вы хотели сказать своей шуткой. Представьте себе человека, который крайне раздражен, переходит на повышенный тон. А Вы ему шутку в ответ. Тут не исключена самая негативная реакция. Поэтому лучше подождать, предоставить  человеку время  выплеснуть свои негативные эмоции, а уж потом юмор использовать. Юмор должен быть направлен не на партнера по переговорам и не на Вас. Необходимо избрать объектом юмора третью сторону, например, цветок на столе или официанта в ресторане.

3.      Переговоры идут уже давно. Все устали. Споры идут по кругу. Нужно «встряхнуться». И тут на помощь приходит шутка. Она напоминает участникам переговоров, что пришло время сделать паузу. Спорящие вспоминают, что неплохо расслабиться, поговорить о чем-то не имеющем отношения к предмету разговора, пройтись, выпить кофе.  Потом все возвращаются за стол переговоров, и сразу повышается их эффективность.

4.      Первый раунд переговоров не принес результатов. Стороны понимают, что необходима следующая встреча. В этот момент нужно избегать недовольных взглядов, «бурчания под нос». Лучше улыбнуться партнеру по переговорам, пошутить, сказать, что Вы уверены в том, что в ходе следующей встречи все встанет на свои места, проблемные вопросы будут улажены. Известна истина «запоминается последнее», постарайтесь в конце переговоров будет максимально доброжелательным.

Использование юмора в переговорах – непростое умение. Для того, чтобы им умело пользоваться нужна предварительная подготовка. В чем же она состоит? Во-первых: необходимо иметь «домашние заготовки» в виде смешных историй, анекдотов, случаев из жизни. Следует признать признаком дурного тона рассказывать пошлые анекдоты. Или те, в которых используется ненормативная лексика. Далеко не все захотят ее слушать. Хорошо иметь коллекцию анекдотов из деловой жизни.

Вот пример такого анекдота.

Управляющий фирмы беседует с претендентом на работу:

-  Ответьте на тест «аккуратность»: Вы вытерли ноги о коврик, лежащий перед входом?

- Да, сэр, очень тщательно.

- Извините, это был тест на честность: перед дверью нет никакого коврика.

Как видите, анекдот веселый,  без пошлостей, в тему и никого не обидит.

Еще один безобидный анекдот:

Один предприниматель интересуется у другого:

— Как тебе удалось добиться того, что твои сотрудники никогда не опаздывают?

— Очень просто: у меня работает 30 человек, а мест для парковки всего 20.

Или такой:

Бизнесмен ревнивой жене:

— Дорогая, я тебе в сотый раз объясняю, что женские имена и телефоны в разделе «Б» моего органайзера это не то, что ты думаешь...

— А что же?

— Бухгалтеры, банкиры, брокеры...

Во-вторых: перед любыми переговорами необходимо собирать информацию о тех людях, с которыми Вы будете вести переговоры. Информация должна быть разнообразной, мелочей тут нет. Имея информацию о человеке важно сделать прогноз насколько уместно использование юмора в разговоре с ним. Какой именно юмор может быть воспринят им хорошо, а какой категорически «не пройдет».

В - третьих: готовьте себя к переговорам, настраивайтесь на позитивную волну. Предварительно сделайте анализ своего состояния. Если у Вас плохое настроение, унылое выражение лица, значит, необходимо срочно принимать меры. Подумайте, как можно улучшить свое  настроение. У каждого есть свои приемы. Но, важно добиться того, чтобы Вы шли на переговоры в хорошем настроении. Тогда Вам удастся удачно шутить, выглядеть веселым и раскованным. Все пройдет естественно и легко.

Важно обратить внимание  также на следующие правила использования юмора:

1. Не забывайте о гендерных  нюансах. Шутить с мужчиной и шутить с женщиной – далеко ни одно и тоже. В мужской компании проходит одно, а  в женской совершенно другое. Юмор с женщинами должен более тонким, без грубостей, «сальностей», двусмысленностей и т.д. Тем более не стоит шутить слишком много.

2. Учитывайте разницу в возрасте. Легко шутить с близким к Вам по возрасту человеком. А вот со старшим и младшим могут быть проблемы. Люди старшего поколения часто имеют другие критерии оценки, что считать смешным, веселым, а что нет. Для людей до 1975-го года рождения анекдот о советских временах  в порядке вещей, а для кого-то он будет восприниматься сугубо отрицательно. Младшие могут подумать, что Вы шутите с ними для того, чтобы показать насколько несерьезно Вы к ним относитесь.

3. В том случае, если Вы работаете на международных рынках, Вам просто необходимо изучить, как именно принято шутить в интересующей Вас стране. Например, американцы и англичане шутят совершенно по-разному. Американцы в юморе предельно просты, а вот англичане очень специфичны. Например, англичане любят юмор с двойным дном, поэтому многие иностранцы их и не понимают.

4. Научитесь понимать меру в использовании юмора в деловой коммуникации. Слишком большой поток шуток может быть интерпретирован как Ваша несерьезность, поверхностность. Наверное, мера – самое сложное. Как ее достигнуть? Только практика и здравый смысл помогут в ответе на этот вопрос.

5. Старайтесь понять, что именно хочет сказать партнер по переговорам, когда он использует юмор. Не делайте поспешных выводов. Не спешите обижаться или делать выводы о личности партнера. Иной раз веселый юморист может оказаться опасным или жестким человеком.

Таким образом, умелое, точное использование юмора является реальным инструментом в ведении деловых переговоров.