Как вести телефонные переговоры

Предварительные телефонные переговоры – это наиболее сложный и ответственный этап. Провалив его, менеджер очень нескоро сможет позвонить или встретиться с тем же человеком, надеясь на положительный результат.

Сложность телефонных переговоров объясняется несколькими факторами:

1. Вы не знаете кто снимет трубку, как он выглядит и какую должность занимает.

 2. Вы не знаете, расположен ли он выслушать ваше предложение договориться о встрече. Возможно, трубку снимет секретарь или любой другой человек кроме того, кто вам нужен. Тогда требуется попросить соединить с лицом, встреча с которым будет интересна.

3. Вы не знаете, нужно ли ему то, что вы предлагаете.     

Чтобы переговорить по телефону с нужным вам человеком, возможно, потребуется пообщаться с секретарем или несколькими менеджерами. Им следует объяснить, по какому вопросу вы хотите пообщаться с директором (заместителем или коммерческим директором). При этом в вашем голосе должна звучать уверенность, что предложение будет больше интересно ему, а не вам.  Тогда шансов, что вас соединят, будет намного больше. Если же вы будете неуверенны в себе, то скорее всего, услышите: «Директор занят», «Нас это не интересует», «позвоните позже»… В случае, когда на вашу просьбу соединить с директором (либо иным нужным лицом) секретарь отвечает, что его сейчас нет на месте, нужно спросить: «Могу я записать его имя и отчество» и  спросить когда он обычно бывает. В следующий раз вам уже не придется просить к телефону неизвестного директора, вы сразу потребуете соединить с Иваном Ивановичем, причем лучше это делать в такой манере, как будто вы с ним уже неоднократно встречались. Наиболее дотошные секретари и в этом случае могут уточнить, по какому вопросу звоните. Сообщите тему непринужденным тоном, как бы между прочим, будто бы только ваше имя и название компании уже скажет этому Ивану Ивановичу достаточно, чтобы он согласился на соединение звонка. Услышав в трубке: «Я слушаю…» нужно говорить четко, правильно, без слов паразитов, не тянуть слова (если не получается сразу – следует репетировать), кратко изложить суть предложения (положительные стороны) и попытаться назначить встречу. Разговор должен быть как можно более лаконичным –  следует экономить слова,  затягивать телефонные переговоры очень вредно – во-первых, он может неожиданно прервать их, если занят чем-либо в этот момент. Во-вторых, если рассказать ему все – он не согласится на встречу, т.к. в ней не будет смысла, поскольку все уже рассказано по телефону.

Для развития умения говорить лаконично, помогает использование сервиса смс-сообщений – попытайтесь с помощью смс-ок написать длинные фразы – сразу начнете формулировать их короче. Все ваше предложение по бизнесу должно умещаться в 2-3 фразы.

Первичные переговоры по телефону должны быть подчинены одной цели – назначить личную встречу. Добиваться этого следует за две-три, максимум 5 минут. Чтобы уложиться в несколько минут, скорость речи должна быть примерно в 1,5 раза выше, чем при обычном разговоре. Более длительные переговоры по телефону можно вести только в случае, когда собеседник задает вам наводящие вопросы, рассказывает что-то, объясняет. Перебивать собеседника не стоит, время от времени нужно лишь соглашаться или каким-то иным образом положительно реагировать на слова клиента. Того же правила следует придерживаться и при личной встрече, когда ваш собеседник солирует.

Договорившись о встрече, необходимо обязательно записать время, название компании, контактное лицо и результаты телефонных переговоров. Если вы забудете о назначенной встрече, вы рискуете испортить мнение о себе и своей компании настолько, что договориться о новой встрече будет нереально. В день назначенной встречи заранее позвоните клиенту, чтобы уточнить на месте ли он и не изменились ли у него планы. Нередко случается так, что еще вчера вашему клиенту казалось, что в 9.00 он будет совершенно свободен, а на следующее утро ему позвонили, и он срочно выехал по «неотложным делам». Если он не может встретиться с вами в назначенное время, следует переназначить переговоры на новое время, и даже, если он отложит встречу на следующую неделю, не следует выражать свое недовольство. В ежедневнике прежнюю дату можете вычеркнуть и вписать новую. Если требуется, сделайте уточняющие заметки, связанные с последним общением. Также необходимо позвонить и переназначить встречу и в случае, когда уже у вас случился форс-мажор и вы не можете прийти на назначенную вами встречу. Объясните клиенту ситуацию и, извинившись, спросите, какое время будет для него удобным для встречи. Больше одного раза лучше не откладывать встречу с одним и тем же клиентом – это перебор. Ваш партнер разозлится и будет прав.

Если же клиент подтверждает назначенную встречу, назовите время, когда по вашим расчетам вы будете у него в офисе.

Следующий этап – первые переговоры при личной встрече. Характер и содержание переговоров могут сильно отличаться в зависимости от того, какую должность занимает человек, к которому вы приехали. Значение имеет и сумма контракта, и уровень сложности переговоров. В некоторых случаях на переговоры лучше приходить не одному, а вдвоем. Преимущество таких переговоров в том, что два переговорщика – это команда, которая работает слаженно, убеждает, дополняя друг друга. Но беседа тет-а-тет получается более спокойной и откровенной.

Бизнес

Юриспруденция

История

Маркетинг

IT

Написать нам
Заказать онлайн
Правила обработки персональных данных

Настоящим Я, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.09 №152-ФЗ «О персональных данных» даю свое согласие лично, своей волей и в своем интересе на обработку (сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение, передачу (включая трансграничную передачу), обезличивание, блокирование и уничтожение) моих персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации.

Такое согласие мною даётся в отношении следующих персональных данных: фамилии, имя, отчество; контактный адрес электронной почты (e-mail); контактный телефон; для определения потребностей в производственной мощности, мониторинга исполнения компанией гарантийной политики; ведения истории обращения в отдел продаж; проведения компанией маркетинговых исследований в области продаж, сервиса и послепродажного обслуживания; для рекламных, исследовательских, информационных, а также иных целей, в том числе, путем осуществления со мной прямых контактов по различным средствам связи.

Согласие дается ООО "Фирма"