Подготовка к деловым переговорам

Прежде чем обсудить проблемы ведения переговоров, нужно сказать несколько слов о том, как должен выглядеть переговорщик. Как говорит известная пословица: «встречают по одежке…». Внешний вид в некоторых случаях может играть решающую роль. Как должен одеваться менеджер? Трудно дать общие рекомендации – в каждой сфере бизнеса царят свои правила дресс-кода, поэтому обычно советуют одеваться так, как будут одеты ваши клиенты, например, в банк лучше идти в строгом костюме и в галстуке, отправляясь в госучреждение также следует одеваться строго, но вот встречаясь с артистами эстрады не нужно надевать на голову перья, чтобы разговаривать с Киркоровым или Пенкиным на одном языке. Как бы не одевался ваш клиент, он серьезнее воспримет вас, если вы оденетесь, с одной стороны прилично (без откровенно вызывающих нарядов), и с другой стороны гармонично с вашим внутренним миром. Но здесь нужно оговориться: если по натуре вы панк или тяготеете к готам, возможно вам стоит подумать, а нужно ли вообще работать менеджером. Пожалуй, единственный пример неформального бизнесмена – это Евгений Чичваркин, глава сети салонов Евросеть. В большинстве случаев положительный отклик у клиентов вызовет менеджер, одетый в классическом стиле. Это не означает, что в 30-ти градусную жару нужно париться в деловом черном костюме – джинсы и рубашка с коротким рукавом давно стали классикой летней экипировки делового человека. А вот бейсболка в качестве головного убора может создать напряжение при переговорах с лицами старшего возраста.

Девушкам и женщинам не стоит злоупотреблять слишком короткими юбками, если конечно, они не преследуют другую цель, нежели заключение сделки. Макияж также не должен намекать: «Встретимся сегодня вечером?». Иначе все мысли вашего собеседника будут направлены в другую сторону.

Еще один немаловажный момент – это стоимость вашей одежды. Если вы представляете интересы крупной компании, дешевая одежда может уронить имидж фирмы (во многих западных компаниях менеджерам специально выделяют средства на приобретение дорогой одежды для деловых встреч). Не обязательно одеваться «от кутюр», достаточно, чтобы одежда хорошо смотрелась.

Особое внимание следует уделить обуви. Мужчины редко имеют привычку чистить обувь. Но если у вас переговоры с женщиной, она сразу обратит внимание на грязную или безвкусную обувь. Последняя должна быть новая, ухоженная и чистая – если вы не можете следить за обувью, как вы будете следить за выполнением договора.

Кроме того, одежда и обувь должны быть гармонично подобраны по цвету, фасону, моде, соответствовать фигуре, времени года, погоде, а также финансовому и внутреннему состоянию менеджера.

Поведение. В целом, поведение на переговорах должно быть сдержанным и спокойным. Если менеджер ведет себя вызывающе, неприлично или агрессивно, это вызывает скрытое сопротивление, негативную реакцию или явное неприятие. Не желаете нарваться на грубость – будьте предельно вежливы, разговаривайте спокойно, без давления и излишней суетливости. Собеседник не должен замечать вашего волнения, поэтому лучше заранее подготовиться, и даже отрепетировать предстоящие переговоры, хотя бы мысленно перед дверью клиента. Во время переговоров следует соблюдать этикет: садиться когда предложат, не подходить слишком близко, не говорить слишком громко, не перебивать собеседника и не ввязываться в спор или открытый конфликт. Вести себя нужно всегда достойно и по-деловому. Речь должна быть грамотной, хорошо поставленной, лаконичной и понятной. Дефекты дикции в работе менеджера не приветствуются. Если у вас не очень приятный голос, старайтесь говорить негромко.

Ваша поза при переговорах должна выражать спокойствие и уверенность. Нельзя садиться на край стула или угол кресла (это признак неуверенности в себе), нужно полностью занять сидение и прислониться спиной к спинке стула (кресла). В дальнейшем, демонстрируя свой интерес, можно поддаться корпусом в перед, но не сдвигаться по сидению вперед-назад или в стороны. Пожимать руку нужно уверенно, протягивая ее ребром ладони вниз, сжимать не слишком сильно, но и не вяло. Следует помнить: женщина протягивает руку первой, если нет – рукопожатия быть не должно.

Аксессуары. Чтобы чувствовать себя своим в деловой среде, нужно обзавестись минимальным набором бизнес-аксессуаров. Самым важным и заметным из таких аксессуаров является портфель или папка для бумаг. Именно оттуда вы с ловкостью фокусника будете извлекать свои коммерческие предложения и рекламные материалы. Если средства позволяют, лучше приобрести портфель из натуральной кожи и желательно известной марки. Портфель скажет о вас больше, чем весь ваш наряд вместе взятый. Не любите портфели – используйте папку.  Но ни в коем случае не приходите на встречу с полиэтиленовым пакетом или плащевой сумкой: офис не продуктовый магазин. Как то один клиент бросил такое язвительное замечание неопытному менеджеру: «Наверное, ваша фирма только начала работать, раз ее менеджеры ходят на переговоры с пакетами». После такого замечания склонить клиента на свою сторону будет очень сложно, если не невозможно.

Другим важным аксессуаром является визитница. Они предназначаются либо для своих визиток, которые вы вручаете клиенту в начале встречи, либо для чужих, полученных от клиентов. В основном, изготавливают из кожи или металла. Визитницу со своими визитками носят, как правило, в портфеле (папке) или в кармане делового костюма. Достав визитницу выньте из нее одну или две карточки – по количеству собеседников и протяните ее клиенту. Получив ответную визитку, поблагодарите.

Внешний вид, поведение, стиль и манера переговоров может сослужить хорошую службу, если находятся на должном уровне. Первое впечатление, произведенное на клиента, бывает сложно изменить, даже после долговременного сотрудничества: в ваших же интересах сделать его наиболее благоприятным.

Книга Г. Кеннеди называется «Договориться можно обо всем».[1] Это неверное утверждение, поскольку не каждый бизнесмен заинтересован в вашем предложении – многие  даже слушать его не будут. Проблема в том, что в реальном секторе экономики действуют совсем другие правила, чем в теории, которой занимаются большинство авторов книг по менеджменту и маркетингу. Этим авторам представляется, что при переговорах самое важное – это заключить сделку на своих условиях, не уступать, быть твердым и тогда ты хороший переговорщик, но бизнес – это не базар.

Большей части потенциальных клиентов ваше предложение покажется совершенно не интересным и многие не захотят даже начинать переговоры. Так что не самом деле, в переговорах самое главное – это убедить вашего клиента в том, что ему ваше предложение интересно. Это очень сложный этап, но если он будет пройден, договориться об условиях, на которых заключается договор, будет не сложно. Конечно, условия договора, особенно, если это цена, тоже имеет  принципиальное значение, но все же это второй этап, до которого вы не доберетесь, если вам заявили: «Нам это не интересно» и вы не сможете пробить эту стену.

Другая проблема большинства публикаций о бизнесе в том, что в них учат настраиваться на определенный лад, формулируют определенные условия, которых нужно всегда придерживаться и повторять их как мантру, учат нестандартно смотреть на какие-то вещи. Это все безусловно важно, но.., но не дает четкого представления о том, что делать и как говорить в конкретной ситуации, возникшей на реальных, а не вымышленных переговорах. Почему же авторы упускают конкретику, а примеры приводят из чужой практики бизнеса. Ответ очевиден – у них нет собственного опыта управления или переговоров, они лишь аккумулируют опыт других. Но при этом упускаются детали, которые и составляют суть переговоров. Только человек, постоянно проверяющий свои тезисы на практике, может утверждать, что они работают.

Ни одна, даже самая лучшая книга не может полностью подготовить человека к любой ситуации, которая может возникнуть в ходе реальных переговоров. Тренинг подготовит лучше, но тоже не до конца, поскольку тренинг это все же игра, а бизнес – это жизнь во всем ее многообразии и непредсказуемости. 

Но читать книги по менеджменту полезно, поскольку они обогащают читателя опытом других людей и компаний, позволяют подняться на новый уровень, научиться делать выводы из собственного опыта. Это очень ценно, но никогда не заменит практики.