Организация деятельности нового направления фирмы

Определившись какой вид деятельности вы будете осуществлять, следует приступить к организации начала работы.

Некоторые отличия существуют при организации большого филиала (отдела) и создании маленького коллектива из нескольких сотрудников. В большом филиале (отделе) следует хорошо продумать иерархию, подчиненность и взаимосвязь всех сотрудников и подразделений, если они есть. Когда число сотрудников превышает число пять, наделение одного из них полномочиями своего заместителя будет нелишним. Одного-двух работников можно контролировать и по телефону, если же их больше, потребуется дополнительный контроль.

Основным правилом при решении вопроса сколько будет сотрудников является правило экономии их числа. То есть чем меньше сотрудников вы наймете для выполнения всех функций, необходимых для начала работы, тем лучше. Если вы сразу же начинаете зашиваться, т.е. работать на полную катушку каждый день и все равно не успевать все сделать, значит вы наняли правильное количество работников. Если все работают спокойно и без напряжения – увольте одного сотрудника, картина на изменилась – увольте еще одного. В дальнейшем, когда бизнес начнет набирать обороты, можно нанять новых сотрудников, но только если имеющиеся работники настолько перегружены, что это грозит потерять клиента или вызывает иные серьезные проблемы.

Работники не должны расслабляться на работе, иначе это приведет к тому, что они вообще перестанут работать и будут считать, что им нужно платить только за присутствие на рабочем месте. Бездельник не только ежемесячно обкрадывает компанию на сумму своей зарплаты, но и разлагающе действует на остальных сотрудников. Выявив бездельника, его нужно безжалостно увольнять, иначе можно потерять контроль над всем коллективом. Ничто так не губит авторитет, как неспособность начальника разобраться с лентяем.

Определимся с минимальным набором рабочих функций, обязательных в большинстве видов бизнеса. Главная фигура – руководитель. Вам, как руководителю придется, по крайней мере поначалу, взять на себя наиболее сложные и трудновыполнимые функции, а также функции, связанные с управлением, естественно. Если Вы передоверите трудные функции кому-то другому – Ваш бизнес может забуксовать: локомотивом должен быть все-таки руководитель.

Другое не менее важное лицо – офис-менеджер. Как правило, по совместительству секретарь руководителя. К выбору офис-менеджера следует подойти с особой тщательностью. Это должен быть человек, обладающий многими достоинствами. Помимо ума, он (или скорее она) должен обладать усидчивостью и работоспособностью, поскольку работа в основном сидячая и не слишком веселая, зато требует внимательности и сообразительности. От того, правильно ли ваш офис-менеджер организует Ваши коммуникации с клиентами и деловыми партнерами, будет зависеть правильно ли будет спланирован Ваш день, будут ли Ваши приказы правильно выполняться остальными сотрудниками или придется перепроверять всех по нескольку раз, что может отнять львиную долю Вашего рабочего времени. Человек на должности офис-менеджера должен не просто выполнять конкретные распоряжения, но и проявлять инициативу, уметь самостоятельно принимать некоторые решения, чтобы не отвлекать руководителя по пустякам, но такие решения не должны приносить вред бизнесу, например. Если офис-менеджер отказывает всем, дозвонившимся к Вам в фирму только, чтобы у самого было меньше работы, такой работник не нужен компании.